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Zeiterfassung in der Pflege

Die Anforderung, die Arbeitszeiten zu erfassen, betrifft auch Berufe in der Pflege. Ist es möglich, dass die Erfassung der Arbeitszeit eine Lösung für bestehende Probleme wie hohe Arbeitsbelastung, Überstunden und Fachkräftemangel sein kann? Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit gilt auch für den Bereich der Pflege. Hier trifft das Gesetz auf ein breites Spektrum an Tätigkeiten, da die Bedingungen in diesem Bereich sehr unterschiedlich sein können. timeCard – die optimale Lösung, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden.

📝 Inhaltsverzeichnis

Vorteile einer digitalen Zeiterfassung in der Pflege

Wie muss Zeiterfassung in der Pflege erfolgen

Wie muss die Arbeitszeiterfassung in der Pflege erfolgen?

Im aktuellen Entwurf des Arbeitszeitgesetzes wird festgelegt, dass die Erfassung der Arbeitszeiten täglich und in elektronischer Form erfolgen muss. Dies bedeutet, dass das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln nicht mehr erlaubt ist. Es gibt jedoch Ausnahmen für tarifgebundene Unternehmen sowie Kleinunternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern. 

Es müssen sowohl der Beginn als auch das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Die aufgezeichneten Arbeitszeiten müssen über einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahrt werden. Dies wurde durch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 ins Rollen gebracht. In diesem Urteil wurde entschieden, dass Unternehmen in Deutschland grundsätzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. 

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs spielte bei dieser Entscheidung eine wichtige Rolle und legte fest, dass die Zeiterfassung für die Pflege objektiv, zuverlässig und zugänglich sein muss. Dies bedeutet, dass die erfassten Zeiten frei von Zweifeln sein sollen und vor Manipulation geschützt werden müssen. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter Zugriff auf ihre erfassten Arbeitstage haben.

Ab wann gilt die Pflicht zur Zeiterfassung für die Pflege

Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Pflege?

Auch wenn die entsprechende Gesetzesänderung noch auf sich warten lässt, besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits heute. Das hat das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung eindeutig klargestellt. Diese Pflicht gilt mit nur wenigen Ausnahmen für alle Branchen und Unternehmen, einschließlich der Pflege. Somit ist die Zeiterfassung in der Pflege ein absolutes Muss.

Herausforderungen in der Pflege

Derzeit steht die Pflegebranche vor zahlreichen Herausforderungen. Ein besonders großes Problem ist der Mangel an Fachkräften. Laut Angaben der Bundesagentur für Arbeit (Stand Mai 2023) wurden im Jahr 2022 durchschnittlich rund 37.000 offene Stellen in der Pflege gemeldet. Dies entspricht einem Anstieg um fünf Prozent bzw. 2.000 Stellen im Vergleich zum Vorjahr. 

Die Schwierigkeit, diese offenen Stellen zu besetzen, wird deutlich anhand der Arbeitsbedingungen in einigen Bereichen: Hohe Arbeitsbelastung, Nachtschichten und oft unbezahlte Überstunden schrecken potenzielle Bewerber ab. Allein in der Altenpflege wurden im Jahr 2019 etwa 5,8 Millionen unbezahlte Überstunden geleistet.

Wie kann die Arbeitszeit für Pflegekräfte erfasst werden?

Bei der Arbeitszeiterfassung in der Pflege gibt es grundsätzlich zwei Szenarien zu unterscheiden: Ambulante Pflegedienste sind mobil und dezentral tätig, während stationäre Pflegeteams in der Regel am selben Ort arbeiten. Dies hat Auswirkungen auf die Möglichkeiten und Optionen zur Erfassung der Arbeitszeit.

Ambulante Pflegedienste

👉🏻 Zeiterfassung für ambulante Pflegedienste

Mitarbeiter in ambulanten Pflegediensten kümmern sich um die Menschen direkt vor Ort, häufig in deren eigenen Wohnungen. Um die Zeiterfassung für die Pflege mobil durchführen zu können, werden passende Tools benötigt. Eine sehr gute Lösung hierfür sind mobile Apps zur Zeiterfassung, wie zum Beispiel die mobile Stempeluhr-App von timeCard. Der große Vorteil besteht darin, dass diese App auf einem Smartphone oder Tablet genutzt werden kann und daher keine zusätzliche Hardware erforderlich ist.

Pflicht zurArbeitszeiterfassung in der Pflege

👉🏻 Zeiterfassung für stationäre Pflegeteams

Auch für die Arbeitszeiterfassung von zentral arbeitenden Pflegeteams stehen passende Lösungen zur Verfügung. Oftmals werden dafür zentrale Zeiterfassungsterminals verwendet. Eine wesentlich flexiblere Option sind digitale Stempeluhren, die vor Ort bereitgestellt werden. Bei dieser Variante basiert die Zeiterfassung auf einer App, die beispielsweise auf einem Tablet installiert ist.

Die Mitarbeiter des stationären Pflegeteams können dieses Tablet nutzen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Diese Form der elektronischen Zeiterfassung in der Pflege bietet den Vorteil, dass keine spezielle Hardware wie elektronische Stechuhren angeschafft werden muss. Dadurch werden Kosten gesenkt und zusätzlich ist es deutlich flexibler, da die App auf dem Tablet bei Bedarf einfach aktualisiert werden kann.

Verbindung von Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung in der Pflege

Zeiterfassung in der Pflege ist nicht nur ein wichtiges Thema in der Pflege, sondern auch das Erstellen von Dienstplänen stellt Unternehmen in der Pflegebranche immer wieder vor Herausforderungen. Daher bieten sich Werkzeuge an, mit denen sich das Erstellen von Dienstplänen und die Arbeitszeiterfassung verbinden lassen. 

Mit diesem können die einzelnen Schichten je nach Verfügbarkeit der Mitarbeiter befüllt werden und die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter werden in Echtzeit angezeigt. Dadurch kann zum Beispiel auf einen Blick erkannt werden, ob einzelne Mitarbeiter ihre Sollstunden überschreiten oder ob für bestimmte Schichten Mitarbeiter mit den benötigten Qualifikationen fehlen.

Schlüssel zum Erfolg - Zeiterfassung für die Zahnarztpraxis
Fazit: Ist die Erfassung der Arbeitszeiten die Lösung für die Probleme in der Pflege?

Durch die Einführung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung könnte sich die Situation für Pflegekräfte verbessern. Dadurch könnten Jobs in der Pflege attraktiver werden und offene Stellen besser besetzt werden. Zusätzliche Mitarbeiter würden das vorhandene Personal entlasten. Wenn die Arbeitszeiten täglich und nachvollziehbar erfasst werden, wird die hohe Arbeitsbelastung sichtbar. 

Überstunden können ebenfalls dokumentiert werden, sodass Mitarbeiter ihre Ansprüche auf Vergütung geltend machen können. Letztendlich würden sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter von der Einführung der Arbeitszeiterfassung in der Pflege profitieren.

FAQ - Zeiterfassung mit timeCard

FAQ: Häufig gestellte Fragen

In der Pflege gibt es gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit. Laut Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten. Diese kann jedoch auf bis zu 10 Stunden ausgeweitet werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten im Durchschnitt 8 Stunden pro Tag nicht überschritten werden.

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 48 Stunden und darf ebenfalls im Durchschnitt von sechs Monaten auf bis zu 60 Stunden erhöht werden. Eine Ausnahme gilt für Führungskräfte in der Pflege, sie können unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 13 Stunden am Tag arbeiten. Allerdings müssen sie dann mindestens elf Stunden Ruhezeit einhalten. Für die Nachtarbeit gilt eine besondere Regelung: Hier darf die Arbeitszeit maximal acht Stunden betragen, allerdings muss innerhalb von vier Monaten ein Ausgleich durch freie Tage erfolgen.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer diese gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit in der Pflege einhalten, um Überlastungen und Gesundheitsbeeinträchtigungen vorzubeugen. Denn nur wenn alle Beteiligten sich an die Regeln halten, kann eine gute Patientenversorgung sichergestellt werden.

Die Frage, ob die Fahrzeit in der ambulanten Pflege als Arbeitszeit gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann von Land zu Land sowie von Arbeitgeber zu Arbeitgeber unterschiedlich geregelt sein.

Grundsätzlich wird die Fahrzeit in der ambulanten Pflege oft als Arbeitszeit betrachtet, wenn sie im Rahmen der regulären Arbeitszeit anfällt und vom Arbeitgeber angeordnet wird. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Bezahlung der Fahrzeit.

Es gibt jedoch auch Szenarien, in denen Fahrzeiten nicht als Arbeitszeit angesehen werden, wie zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer nach Hause fährt, um ggf. später an einem anderen Einsatzort zu arbeiten.

Es ist wichtig, die genauen arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Vereinbarungen zu prüfen, die für deinen spezifischen Fall gelten. In Zweifelsfällen solltest du dich am besten an deinen Arbeitgeber oder an eine gewerkschaftliche Vertretung wenden, um die korrekte Regelung in deinem Land und Unternehmen zu erfahren.

Eine genaue Zeiterfassung in der Pflege ist wichtig, um eine zuverlässige Dokumentation der Arbeitszeiten zu gewährleisten. Sie dient nicht nur als Nachweis für geleistete Stunden, sondern auch als Grundlage für die Abrechnung von Leistungen und zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen.

Eine digitale Zeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile für die Pflege. Sie ermöglicht eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, reduziert den Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse und erleichtert die Abrechnung. Zudem lassen sich mit digitalen Lösungen auch Zusatzinformationen wie Tätigkeitsberichte oder Notizen verknüpfen, was die Dokumentation vereinfacht.

Für Betreuungskräfte, die in Deutschland arbeiten, gelten die deutschen Vorschriften zur Ruhezeit. Laut dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und dem Arbeitszeitgesetz darf eine Betreuungskraft maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten. In Ausnahmefällen ist eine vorübergehende Verlängerung der täglichen Arbeitszeit auf 10 Stunden möglich, solange die durchschnittliche Höchstarbeitszeit eingehalten wird.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass für diese zusätzlichen Arbeitsstunden angemessene Ruhezeiten gewährt werden. Eine entsandte Betreuungskraft muss im Besitz einer Entsendebescheinigung A1 sein, welche ihre Arbeitserlaubnis und Einhaltung der deutschen arbeitsrechtlichen Bestimmungen bestätigt. Dies schließt auch das Einhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten ein.

Um sicherzustellen, dass die Ruhezeiten gemäß den Gesetzen eingehalten werden, müssen die Arbeitszeiten und Pausen zwischen dem Vermittler, dem Arbeitgeber in Osteuropa und dem Auftraggeber (dh der pflegebedürftigen Person oder deren Angehörigen) geplant werden. Mindestens ein freier Tag – entweder am Wochenende oder nach Absprache auch unter der Woche – muss eingeplant werden. Je nach Ersatzpflege wie beispielsweise Pflege durch Angehörige oder den Besuch einer Tagespflege können sich diese freien Tage über mehrere Tage verteilen.

Verstöße gegen die gesetzlichen Regelungen zur Ruhezeit sind Ordnungswidrigkeiten und können mit Bußgeldern für den Arbeitgeber der Betreuungskraft geahndet werden. Bei Vorsatz oder Gefährdung der Gesundheit oder Arbeitskraft des Arbeitnehmers können sogar Freiheits- oder Geldstrafen verhängt werden.

Es ist von großer Bedeutung, dass Ruhezeiten gewährleistet werden, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Betreuungskräfte zu schützen. Zudem dienen sie dazu, Fehler zu vermeiden und eine hohe Qualität der Betreuungsarbeit aufrechtzuerhalten. Angemessene Freizeitphasen ermöglichen es den Betreuungskräften sich zu erholen und soziale Kontakte zu pflegen, was wiederum ihre Zufriedenheit und Motivation steigern kann.

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