Anhörung zur Arbeitszeiterfassung im Bundestag
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Alle Arbeitgeber in Deutschland stehen laut Urteilen auf sowohl deutscher als auch europäischer Ebene in der Pflicht, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Die besten Möglichkeiten zur Zeiterfassung sind vielfältig. Es gibt zahlreiche Systeme, um die Arbeitszeit zu erfassen. Von digitalen Systemen bis zu analogen Uhren ist alles dabei, was sowohl online als auch stationär installiert werden kann. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten Möglichkeiten zur Zeiterfassung vor.
Stundenzettel sind nach wie vor sehr beliebt. Obwohl es in Zeiten der Digitalität naheliegt, eine automatische Form der Zeiterfassung zu verwenden.
Das hat auch einen Grund, denn der Klassiker unter der Zeiterfassung ist immer noch verlässlich. Der Stundenzettel enthält alle wichtigen Informationen, die für die Arbeitszeiterfassung notwendig sind. Der Stundenzettel hat aber noch einen weiteren Vorteil: Er bietet komplette Transparenz. Bei der Zeiterfassung geht es nicht um Kontrolle, sondern darum, transparent für Arbeitnehmer deren geleistete Arbeitszeit zu erfassen.
Am einfachsten funktioniert die Verwendung des Stundenzettels, wenn eine Vorlage benutzt wird. Darauf sind bereits alle wichtigen Angaben vorgegeben und der Stundenzettel muss nur noch ausgefüllt werden. Da spart der Stundenzettel Ihnen Zeit, da lange Erklärungen in Form einer Ausfüllhilfe kaum notwendig sind.
Auch die Arbeitszeiterfassung wird durch die Digitalisierung stetig modernisiert. Dadurch sind die Zeiterfassungsmethoden genauer als je zuvor. Mit aktueller Software übernehmen diese Systeme fast alle Aufgaben automatisch.
Eine der sichersten Methoden der Zeiterfassung ist dabei der automatisch gefüllte Dienstplan. Dabei werden die Arbeitnehmer bereits im Vorfeld im Dienstplan in die jeweiligen Schichten eingeteilt. Dadurch werden die Arbeitsstunden automatisch in die Stundenkonten übertragen.
Aus der geplanten Zeit wird dadurch direkt die abrechenbare Arbeitszeit. Dabei werden auch zuvor angegebene Pausenzeiten berücksichtigt. Generell ist dieses System sehr sicher, aber auch recht unflexibel. Nachträgliche Änderungen sind zwar möglich, aber sollten bei guter Vorausplanung nicht nötig sein.
Die vermutlich einfachste Methode zur Zeiterfassung ist eine Lösung über eine App. Die Zeiterfassung läuft dabei ganz einfach über ein System im Internet. Alle Mitarbeiter bekommen dabei einen eigenen Zugang, mit dem sie die Zeiterfassung selbst vornehmen können.
Es ist auch möglich, die Arbeitszeiten später manuell einzutragen, anstatt sie sozusagen „live“ mitlaufen zu lassen. Dafür muss man aber immer im Kopf behalten, wann genau die Schicht begann, wann die Pausen gemacht wurden und wann die Schicht endete.
Gerade in Zeiten von Homeoffice sind diese Lösungen sehr nützlich. Sie haben allerdings den Nachteil, dass alle Mitarbeiter über einen Zugang und ein Endgerät verfügen müssen, mit dem sie auf die Zeiterfassung zugreifen können. Und natürlich ist auch die Kontrolle ein wenig schwierig. Das Vertrauen zu den Mitarbeitern muss also stimmen.
All das gibt es auch als App für mobile Endgeräte, was den Zugriff noch einfacher macht. Vor allem, da man jederzeit darauf zugreifen kann, egal wo man gerade ist. Das kann im Außendienst sehr sinnvoll sein, aber auch bei Mitarbeitern, die hybrid – also mal vor Ort und mal zu Hause – arbeiten.
Einer der großen Klassiker der Arbeitszeiterfassung ist die Stechuhr oder auch Stempeluhr. Dabei wird eine Karte in einen Apparat geschoben und diese dadurch gelocht oder markiert. So ist auf der Karte der Schichtbeginn und das Schichtende kontrollierbar.
Dieses System existiert auch heute noch. Frei nach dem Motto „Never change a winning system“, wurde es aber ein wenig an die modernen technischen Möglichkeiten angepasst.
Statt einer Stechkarte kann zum Beispiel einfach per Fingerabdruck übermittelt werden, dass man gerade seine Schicht beginnt. Natürlich wird der Finger dabei nicht markiert und schon gar nicht gestochen. Dadurch lassen sich ganz einfach die Stunden den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen, denn der Fingerabdruck ist nicht verwechselbar vom System.
Eine Alternative sind die sogenannten Chip-Systeme, bei denen über eine Chipkarte oder einen Chip am Schlüsselanhänger die Zeiterfassung vorgenommen wird. Der einzige Nachteil gegenüber dem Fingerabdruck ist hier, dass man einen Chip verlieren kann, den Finger bestenfalls aber nicht.
Diese Systeme bieten sich natürlich nur dann an, wenn die Zeiterfassung ausschließlich stationär vorgenommen werden soll. Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice können diese Methode nicht verwenden.
Dafür lassen sich stationäre Systeme hervorragend mit einer Zugangskontrolle kombinieren.
Die Möglichkeiten zur Zeiterfassung sind vielfältig. Welches System das passende für das eigene Unternehmen ist, hängt auch vom Arbeitsmodell ab. Arbeitgeber sollten sich im Vorfeld mit den Vor- und Nachteilen beschäftigen. Nach dem Arbeitsrecht sind alle Systeme gleichermaßen zulässig, sie müssen aber Sinn für den Arbeitgeber ergeben, damit er der Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen kann.
Findet die Arbeit ausschließlich vor Ort statt, wie beispielsweise in der Industrie, kann ein stationäres System inklusive Zugangskontrolle das richtige sein. Verteilen sich die Mitarbeiter über mehrere Orte, ist ein für alle über ein mobiles Endgerät erreichbares System sinnvoller.
Mit der timeCard finden Sie immer das passende System für Ihre Zeiterfassung.
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