Anhörung zur Arbeitszeiterfassung im Bundestag
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Die Arbeitszeiterfassung ist ein Thema, bei dem es besser ist, sich zweimal Gedanken zu machen, statt direkt die erstbeste Methode zu wählen. Dafür muss man aber natürlich wissen, welche Methoden zur Verfügung steht. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Methoden zur Arbeitszeiterfassung vor.
Die vermutlich klassischste Methode zur Arbeitszeiterfassung sind die Stundenzettel. Dabei tragen die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Arbeitsstunden schlicht auf einem Zettel ein. Diesen Stundenzettel wertet der Arbeitgeber später aus und berechnet daraus die Gesamtarbeitszeit.
Stundenzettel sind zwar nicht mehr unbedingt zeitgemäß, aber nach wie vor sehr beliebt. Allerdings sind sie mit einem recht hohen Aufwand verbunden und zudem fehleranfällig beziehungsweise ist Arbeitszeitbetrug damit relativ einfach.
Eine weitere klassische Methode zur Arbeitszeiterfassung sind mechanische Stechuhren. Auch diese finden sich noch in vielen Unternehmen, obwohl es mittlerweile auch digitalisierte Versionen der Stechuhr gibt.
Mechanische Stechuhren erfüllen nach wie vor ihren Zweck. Allerdings sind die Funktionen stark begrenzt. Außerdem ist die Auswertung in Echtzeit nicht möglich, da dazu die Stechkarten notwendig sind. Diese müssen aber logischerweise während der Arbeitszeiten in der Stechuhr verbleiben.
Zudem sind mechanische Stechuhren die vermutlich schlechteste Methode, wenn es auch einen Außendienst gibt, der die Arbeitszeit erfassen muss. Schließlich kann man die Stechuhr nur schlecht im Kofferraum mitnehmen, um unterwegs die Karte zu stechen.
In modernen Unternehmen mit einer festinstallierten Arbeitszeiterfassungsmechanik findet man meistens stationäre Terminals. Diese ersetzen dort im Grunde die mechanische Stechuhr.
Stationäre Terminals funktionieren mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung. Die Mitarbeiter müssen sich nur anmelden und abmelden, damit die Arbeitszeit erfasst wird. Das geschieht in der Regel über einen Chip. Es ist aber auch möglich, mit biometrischen Abfragen zu arbeiten. Dann ist ein Fingerabdruck oder ein Gesichtsscan für das Ein- und Ausloggen notwendig.
Grundsätzlich sind stationäre Terminals eine gute Wahl, allerdings mit hohen Anschaffungskosten verbunden. Außerdem kann es je nach gewählter Variante notwendig sein, das Einverständnis von Mitarbeitern einzuholen. Biometrische Daten unterliegen logischerweise dem Datenschutz.
Stationäre Terminals haben außerdem das gleiche Problem wie die mechanische Stechuhr, dass sie nicht mobil sind.
Das Problem der stationären Zeiterfassung kann natürlich umgangen werden, indem man stattdessen ein Zeiterfassungssystem direkt in einem Firmenfahrzeug installiert. Das kann beispielsweise für reine Außendienstler sinnvoll sein.
Meistens dienen diese Systeme auch gleichzeitig als Fahrtenbuch. Dadurch lösen sie im Grunde zwei Probleme auf einmal.
Allerdings dreht sich ansonsten das Problem nur um. Die im Fahrzeug installierte Zeiterfassung kann das Fahrzeug nicht verlassen. Es ist also nicht möglich, sie an anderer Stelle zu verwenden.
Zudem sind diese Systeme meistens recht teuer, weil es sich um spezifische Lösungen handelt. Der Kosten-Nutzen-Faktor sollte hier also genau betrachtet werden.
Die Gegenwart ist digital. Die Zukunft erst recht. Mobile Zeiterfassungssysteme lösen die meisten Probleme, die andere Zeiterfassungsmethoden aufwerfen.
Zum einen kann die mobile Arbeitszeiterfassung immer und überall verwendet werden. Die Apps funktionieren auf dem Computer und dem Smartphone. So haben Arbeitnehmer die Zeiterfassung automatisch immer bei sich.
Außerdem bieten moderne Zeiterfassungssysteme mehrere Funktionen, die über die Zeiterfassung hinausgehen. So können beispielsweise Projekte angelegt werden, für die einzelne Aufgaben gespeichert werden. So lässt sich ganz genau erfassen, wie viel Zeit für ein Projekt und für die einzelnen Aufgaben darin aufgebracht werden.
Die Zeiterfassung ist meistens sekundengenau. Einen besseren Einblick kann man also nicht bekommen.
Allerdings gibt es bei der mobilen Zeiterfassung keine gleichzeitige Zutrittskontrolle. Das bedeutet, dass Mitarbeiter von selbst daran denken müssen, die Zeit zu erfassen und nicht daran erinnert werden, weil sie jeden Morgen routiniert an der Stechuhr vorbeikommen.
Außerdem müssen alle Mitarbeiter ein Handy besitzen, damit sie die Arbeitszeit selbst tracken können. Im Zweifelsfall muss ihnen das Handy bereitgestellt werden, was dann zusätzliche Kosten verursacht.
Manche Systeme benötigen eine Internetverbindung, damit sie funktionieren. Das kann je nach Lage zum Problem werden.
Die Arbeitszeiterfassungsmethoden haben alle ihre Vorteile und Nachteile. Am modernsten sind sicher digitale Methoden, die mobil auf jedem Smartphone oder Computer funktionieren. Allerdings setzt das voraus, dass alle Mitarbeiter von sich aus die Arbeitszeit erfassen und ein mobiles Endgerät besitzen.
Die eher klassischen Methoden haben zwar mehr Nachteile, funktionieren aber nach wie vor. Allerdings kann es sein, dass diese in naher Zukunft die Richtlinien der EU nicht mehr erfüllen und eine Umstellung notwendig wird. Neu gegründete Unternehmen wählen also am besten direkt eine moderne Methoder zur Arbeitszeiterfassung.
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