Anhörung zur Arbeitszeiterfassung im Bundestag
In einer Anhörung im Oktober kam endlich wieder Bewegung in die Umsetzung eines Gesetzes zur
Fehlzeiten kommen in jedem Unternehmen vor. Man spricht von Fehlzeiten, wenn Mitarbeiter nicht an ihrem angestammten ersten Arbeitsplatz tätig sind, sondern ihre Arbeit woanders erledigen oder aus anderen Gründen abwesend sind und ihre Arbeit nicht erledigen können.
Die Fehlzeiten sollten strukturiert werden, da jede Fehlzeit Auswirkungen auf die Produktivität im Unternehmen haben kann. So werden Engpässe vermieden und die Fehlzeiten aufgefangen. Dafür gibt es bestimmte Maßnahmen innerhalb des Fehlzeitenmanagements.
Das Fehlzeitenmanagement ist wichtig, sollte aber kein allzu zeitaufwändiger Prozess sein. Schließlich ist das Ziel des Fehlzeitenmanagements, die Zeit, die durch Fehlzeiten verloren gehen kann, auszugleichen.
Zu den Fehlzeiten gehören alle Formen der Abwesenheit. Das beinhaltet Urlaubstage, Fortbildungen und natürlich Krankentage.
Die Strukturierung der Fehlzeiten ist deshalb wichtig, weil so ein Plan aufgestellt werden kann, wie diese Fehlzeiten aufgefangen werden. Allerdings ist auch die Analyse ein fester Bestandteil des Fehlzeitenmanagements, da Fehlzeiten möglichst vermieden werden sollen oder die Planung im Unternehmen darauf optimiert werden sollte.
Deshalb sollte erstmal analysiert werden, wodurch es zu Fehlzeiten kommt. Sind es viele Ausfälle durch Krankheitstage oder Sonderurlaub, sind das externe Faktoren, die kaum beeinflusst werden können. Allerdings kann es dann sinnvoll sein, das eigene Arbeitszeitmodell und die Arbeitsbedingungen zu hinterfragen. Handelt es sich bei den Ursachen aber vermehrt um interne Prozesse wie Weiterbildungen, sollte die Planung dementsprechend angepasst werden.
Es kann immer ein guter Schritt sein, mit den eigenen Angestellten zu sprechen und anhand dieser Informationen das Fehlzeitenmanagement optimieren.
Ein wichtiger Faktor innerhalb des Fehlzeitenmanagements ist die Fehlzeitenquote.
Die Fehlzeitenquote ist eine Kennzahl. Sie gibt Auskunft darüber, wie viel Zeit der eigentlichen Arbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht. Dafür wird eine Berechnung über einen bestimmten Zeitraum vorgenommen.
Die Fehlzeitenquote in einem Unternehmen sollte so gering wie möglich gehalten werden. Wobei die Einflussfaktoren vielfältig sind.
Um die Fehlzeitenquote zu berechnen, kann folgende Formel verwendet werden:
Fehlzeitenquote = Fehlzeiten / Sollarbeitszeit x 100
Das Ergebnis ist eine Prozentzahl, die möglichst niedrig sein sollte.
Die Fehlzeitenquote kann über unterschiedliche Zeiträume berechnet werden. Sinnvoll ist beispielsweise die Berechnung für einen Monat.
Sie führen ein Unternehmen mit zwei Vollzeitangestellten. Die Sollarbeitszeit pro Mitarbeiter sind 160 Stunden im Monat. Insgesamt also 320 Stunden.
Eine Arbeitskraft war zwischenzeitlich für drei Tage krank. Das sind also 24 Arbeitsstunden, die als Fehlzeit berechnet werden müssen.
Die Berechnung der Fehlzeitenquote sieht dann so aus:
Fehlzeitenquote = 24 / 320 x 100 = 7,5
Die Fehlzeitenquote liegt also bei 7,5 Prozent.
Natürlich wird das Thema komplexer, wenn das Unternehmen wächst und mehr Angestellte hat. Dann kann es beispielsweise für die genauere Analyse auch sinnvoll sein, die Fehlzeitenquote für eine bestimmte Abteilung zu berechnen. Das geht ebenfalls mit der bereits beschriebenen Formel.
Es kann aber auch eine komplexere Formel angewendet werden. Nämlich diese:
Fehlzeitenquote = (Anzahl der abwesenden Mitarbeiter x Fehltage x täglich gearbeitete Stunden) / (Mitarbeiter in der Abteilung x monatliche Arbeitstage x täglich gearbeitete Stunden) x 100
Angenommen Sie haben in einer Abteilung Ihres Unternehmens fünf Angestellte. Diese arbeiten in Vollzeit, also 8 Stunden am Tag. Der Monat hatte 20 Arbeitstage. Zwei der fünf Mitarbeiter haben in dem Monat gefehlt. Einer für drei Tage wegen Krankheit, der andere für eine Woche, also fünf Tage im Urlaub. Das macht acht Fehltage.
Die Berechnung sieht also so aus:
Fehlzeitenquote = (2 x 8 x 8) / (5 x 20 x 8) x 100 = 128 / 800 x 100 = 16
Die Fehlzeitenquote liegt also bei 16 Prozent.
Wann eine Fehlzeitenquote zu hoch ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Niedriger ist immer besser, am Ende hängt es aber davon ab, wie gut Sie und Ihr Unternehmen die Fehlzeiten kompensieren können.
Das Fehlzeitenmanagement ist ein wichtiger Prozess in Unternehmen mit Angestellten. Die Fehlzeitenquote gibt Auskunft darüber, wie viel Arbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht. Die Analyse der Ursachen für die Fehlzeiten hilft dabei, Abläufe zu optimieren oder Planungen umzustellen.
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