Anhörung zur Arbeitszeiterfassung im Bundestag
In einer Anhörung im Oktober kam endlich wieder Bewegung in die Umsetzung eines Gesetzes zur
Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird Arbeitgebern eine Möglichkeit bereitgestellt, die AU digital von den Krankenkassen abzurufen. Das ist auch notwendig, denn ab Januar 2023 ist der digitale Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht. Die timeCard bietet Ihnen eine Schnittstelle an, damit Sie direkt auf die digitale AU zugreifen können.
Im Rahmen der AU-Umstellung wird das gesamte Verfahren angepasst. Bisher handelte es sich bei der AU-Bescheinigung um ein Massenverfahren. Jährlich werden ungefähr 308 Millionen Formulare im Rahmen von AU-Bescheinigung erstellt. Das ergibt um die 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
Die digitalen AU-Daten werden bereits seit Jahren in der Praxissoftware der Arztpraxen gesammelt. Außerdem werden die Daten bei den Krankenkassen selbst hinterlegt. Dort soll ein vollständiger Bestand aller AU-Bescheinigungen sichergestellt werden. In Zukunft müssen Arbeitgeber die AU von einem zentralen Server direkt abrufen.
Der klassische „gelbe Schein“ in Papierform existiert zwar weiterhin, wird aber nur noch als persönlicher Nachweis für Versicherte ausgestellt, sofern das notwendig ist. Bisher war es so, dass die Papierformulare in mehrfacher Ausführung erstellt und dadurch eine Menge Papiermüll angesammelt wurde. Krankenkassen, Ärzte und Arbeitgeber sammelten die Formulare an, nur um diese jeweils separat noch einmal zu digitalisieren. Das wird jetzt auf einen Schritt heruntergebrochen.
Für die Krankmeldung reicht in Zukunft ein Anruf, eine E-Mail beim Arbeitgeber. Ausnahmen davon wird es aber weiterhin geben:
In der Praxis wird die eAU auf den Servern der Krankenkassen abrufbar sein. Allerdings kann es sein, dass sie nicht direkt zur Verfügung steht. Die Krankschreibung muss zuerst vom Arzt an die Krankenkasse weitergeleitet werden.
Ein erfolgloser eAU-Abruf führt zu einer Sperre für erneute Abrufe. Dadurch soll die Überlastung der Server durch zu viele gleichzeitige Aufrufe verhindert werden.
Mit der timeCard AU bzw. dem eAU-Verfahren ergeben sich viele Vorteile für Arbeitgeber, die Krankenkassen und die Arbeitnehmer.
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird auf digitalem Wege zwischen den einzelnen Parteien verschickt. Das vereinfacht und beschleunigt den Vorgang für alle Beteiligten. Vor allem Arbeitnehmer müssen im Grunde nichts mehr tun, außer zum Arzt zu gehen. Ab der Krankschreibung läuft alles weiter ohne ihr Zutun.
Die Erstellungs- und Übermittlungskosten werden stark reduziert. Die eAU ist also nicht nur sicherer und schneller, sondern auch nachhaltiger als das vorherige Verfahren.
Eine lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen ist garantiert. Dadurch ist der korrekte Ausgleich bei Zahlungen von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sichergestellt.
Der Aufbau der eAU innerhalb des timeCard-Systems funktioniert über die Erweiterung des bereits bestehenden Systems. Dafür muss mindestens die Version „timeCard 10“ verwendet werden. Ältere Versionen unterstützen das eAU-Verfahren leider nicht.
Am Anfang steht die Lizenzierung der timeCard AU. Dadurch erhalten Sie die gewünschte Version und entsprechenden Jahreslizenzen.
Sie haben die Auswahl zwischen unterschiedlichen Preismodellen:
Basisversion timeCard Zeiterfassung– 149,00 €
10 MA mit Jahreslizenz – 79,00 €
25 MA mit Jahreslizenz – 159,00 €
50 MA mit Jahreslizenz – 279,00 €
100 MA mit Jahreslizenz – 499,00 €
250 MA mit Jahreslizenz – 1.129,00 €
500 MA mit Jahreslizenz – 1.999,00 €
Krankmeldungen werden einfach angelegt und können auch geändert werden. Der Verlauf einzelner Krankmeldungen kann jederzeit eingesehen werden.
Einstellungen über Krankmeldungen sind jederzeit einsehbar. So kann zum Beispiel immer festgestellt werden, wann eine AU vorliegen muss. Das eAU-Verfahren sieht allerdings nur Krankheitsmeldungen von Arbeitnehmern selbst vor. Das heißt, es wird nicht zwischen „normal krank“, „krank ohne Lohnfortzahlung“ oder „Arbeitsunfall“ unterschieden. Alle Angaben wandern in das Abwesenheitskonto „Krank“. Eine Option wie „Kind krank“ ist beim eAU-Verfahren nicht vorgesehen. In dem Fall muss die AU weiterhin manuell verbucht werden.
Über das eAU – Webterminal erreicht man die Schnittstelle zur Administration der eAU und kann direkt den Abgleich mit dem Entgeltabrechnungsprogramm einleiten.
Die neue revisionssichere Datenbank für die eAU wird strikt von der „normalen“ Datenbank getrennt.
Über das Datenübertragungsprogramm „dakota“ wird die Kommunikation zum Verband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) und der Krankenkasse (KK) hergestellt.
„dakota“ steht für Datenaustausch und Kommunikation auf Basis Technischer Anlagen.
Dabei handelt es sich um eine Bibliothek, die der sicheren Übertragung der Daten zwischen dem timeCard-Server und der IT-Infrastruktur der Krankenkassen dient. Alle Daten werden dabei vertraulich behandelt, unverändert abgesendet und zuvor vom Absender verifiziert.
Das Zertifikat für die Nutzung von dakota wird auf den timeCard-Kunden ausgestellt.
Bevor Daten abgerufen werden dürfen, muss das Beschäftigungsverhältnis mit einem Entgeltabrechnungsprogramm (EAP) abgeglichen werden. Dazu müssen beispielsweise alle zum Abgleich benötigten Daten einmal monatlich in die timeCard importiert werden. Das funktioniert über einen EAP-Import, die zum Beispiel als CSV-Datei übermittelt werden kann. Das Verfahren gleicht einem Stammdatenimport.
Die abzugleichenden Daten sind diese:
In den Rechenzentren der GKV und KK werden die Daten auf den Kommunikationsservern quittiert und geprüft. Die Datenannahmestellen kümmern sich dann um die Weiterleitungsbestätigungen und Fehlerrückmeldungen.
Die Krankenkassen melden sich mit einer fachlichen Rückmeldung.
Für die eAU gibt es bei den Krankenkassen ein Prüfschema. Dieses Prüfschema sieht so aus:
Die fachliche Rückmeldung bezieht sich auf zahlreiche einzelne Aspekte:
Die Installation der timeCard AU wird mittels des MSI Installers vollzogen. Dafür sind korrekte und vollständige Registrierungsdaten notwendig.
Die folgenden Komponenten werden dabei installiert:
Für dakota wird wie bereits erwähnt ein Zertifikat benötigt. Die Kommunikation mit Krankenkassen läuft immer über Betriebsnummern. Zum Beispiel kommuniziert die Betriebsnummer vom timeCard-Kunden mit der Betriebsnummer der Krankenkasse. So ist immer direkt klar, wer mit wem gerade in Kontakt tritt.
Für die Verwendung von dakota muss ein Antrag auf eine gesonderte Absendernummer gestellt werden. Dabei handelt es sich um eine Unternummer zur eigentlichen Betriebsnummer.
Konflikte mit anderen Systemen, die Daten mit der informationstechnischen Servicestelle der GKV austauschen, werden dadurch vermieden. Das sind beispielsweise EAP.
Über diese Webseiten kann die Absendernummer beantragt werden:
https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/
https://www.itsg.de/gesonderte-absendernummer/
Bei einem Abruf mehrerer Betriebsnummern muss zusätzlich das Formular für die „Eigenerklärung für eine Meldestelle“ ausgefüllt werden.
Über die Benutzeroberfläche von dakota wird dann das Zertifikat beantragt.
Eine Bestätigung über die Ausstellung des Zertifikats erfolgt per E-Mail. Das Zertifikat ist für 3 Jahre gültig.
Die Lizenzgebühren für dakota übernimmt REINER SCT. Allerdings kann die Installation von dakota nur für die timeCard AU vorgenommen werden. Wird die Lizenz für die timeCard irgendwann nicht verlängert, wird das zugehörige Zertifikat für dakota gesperrt.
Die Einstellungen für die timeCard AU sind über einzelne Schaltflächen erreichbar. Es gibt Einstellungen für die Firmendaten, die Stammdaten (Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse), manuelle Änderungen der Personendaten und der Krankenkassen.
Für unser Beispiel schauen wir uns die Arbeitnehmerin Stefanie Koch und den Arbeitgeber Matteo Müller an: Stefanie ist krank und ruft deshalb bei Matteo an, um ihm das auszurichten. Matteo erstellt eine Krankmeldung in der timeCard AU.
Stefanie geht zu ihrer Ärztin und die stellt Stefanie eine AU für die ganze Woche aus. Die Ärztin sendet die digitale eAU an die Krankenkasse (statt wie vorher einen gelben Schein auszustellen).
Stefanie ruft noch einmal bei Matteo an und informiert ihn über die Krankschreibung. Matteo kann jetzt bei der Krankenkasse elektronisch die AU abfragen. Das überlässt er der timeCard.
Die eAU-Abfrage wird von der timeCard erst dann erstellt, wenn die eAU bereits bei der Krankenkasse liegt.
Nachdem die timeCard die Abfrage gesendet hat, sendet die Krankenkasse die digital signierte eAU an die timeCard. Eine Benachrichtigung an Stefanie und Matteo erfolgt automatisch.
Die Krankheitstage verbucht die timeCard als bestätigt und schreibt die Sollstunden gut.
Es ist jederzeit möglich, diese manuell anzupassen. Kann Stefanie doch schon nach 3 Tagen wieder arbeiten, kann die kranke Woche in der timeCard AU verkürzt werden.
Die eAU ist ab Januar 2023 gesetzlich bindend und kommt dementsprechend mit einigen gesetzlichen Regelungen daher, an die sich Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Krankenkassen zu halten haben:
Arbeitgeber
Arbeitnehmer
Krankenkassen
Die timeCard AU nimmt Ihnen viel Arbeit ab und vereinfacht den Umgang mit Krankheitsausfällen im Unternehmen. Wenn Sie noch mehr erfahren wollen, schauen Sie hier nach.
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