Anhörung zur Arbeitszeiterfassung im Bundestag
In einer Anhörung im Oktober kam endlich wieder Bewegung in die Umsetzung eines Gesetzes zur
Stundenzettel erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit bei der Zeiterfassung in zahlreichen Unternehmen. Und das aus gutem Grund: Es ist ein etabliertes System, das leicht verständlich ist und seinen Zweck erfüllt. Allerdings gibt es ein paar Nachteile bei den Stundenzetteln, die wir Ihnen hier vorstellen wollen.
Stundenzettel sind leicht auszufüllen. Ihre Mitarbeiter verstehen innerhalb von Sekunden, wie die Arbeitszeit eingetragen wird. Allerdings sind Stundenzettel auch ungenau im Vergleich zu beispielsweise digitalen Zeiterfassungsmethoden.
Kaum ein Arbeitnehmer – vermutlich tatsächlich kein einziger – trägt auf einem Stundenzettel seine genaue Arbeitszeit ein. Wer 7 Arbeitsstunden, 58 Minuten und 3 Sekunden gearbeitet hat, rundet vermutlich auf 8 Arbeitsstunden auf. Das klingt erstmal wenig problematisch. Was sind schon 2 Minuten?
Aber stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen arbeiten 200 Mitarbeiter und jeder dieser Mitarbeiter schreibt jeden Tag 2 Minuten mehr auf. Das sind pro Mitarbeiter 10 Minuten in der Woche. Bei 200 Mitarbeitern kommen also 2.000 Minuten zusammen. Das sind über 30 Stunden, die Sie zusätzlich bezahlen müssen, obwohl während dieser Zeit nicht gearbeitet wurde.
Zugegeben, ein eher unwahrscheinliches Beispiel. Aber es zeigt auf, dass über einen langen Zeitraum bei Stundenzetteln einiges an aufgerundeter Zeit zusammenkommen kann.
Zusätzlich ist die Zeiterfassung mit Stundenzetteln auch verhältnismäßig fehleranfällig. Unleserliche Handschriften können zu Fehlern bei der Übertragung der Angaben in die Berechnungstabelle führen. Und auch bei der Berechnung selbst sind Fehler durch falsche Anwendung möglich.
Zumal der Aufwand recht hoch ist. Die Stundenzettel müssen ausgefüllt werden. Dann werden sie in eine Tabelle übertragen. Anschließend werden sie berechnet. Dann werden aus den Berechnungen die Lohnabrechnungen erstellt. Mit einer digitalen Zeiterfassung geht all das über ein paar Klicks.
Das macht die Zeiterfassung mit Stundenzetteln ineffizient. Zusätzlich dazu kostet das Ausfüllen von Stundenzetteln Zeit, die besser verwendet werden könnte. Wenn jedes Mal für eine neue Aufgabe im Stundenzettel die Projektnummer neu eingetragen werden muss und Minuten zusammengerechnet werden, geht Zeit verloren.
Es existiert keine Vorschrift dafür, welche Methoden der Arbeitszeiterfassung verwendet werden müssen. Allerdings gibt es bestimmte Vorgaben, was die Arbeitszeiterfassung für Merkmale erfüllen muss. Diese Vorgaben gehen aus dem EuGH-Urteil hervor.
Die Vorgaben sind:
Schwierig wird es bei der Verlässlichkeit. Die Arbeitszeiten müssen gegen versuchte Manipulation sicher sein, um bei einem Rechtsstreit als eindeutiger Beweis durchzugehen. Das ist bei Stundenzetteln ein schmaler Grat. Theoretisch ist es jederzeit möglich, falsche Angaben zu machen, Angaben hinterher zu verändern oder Stundenzettel einfach verschwinden zu lassen.
Aber auch die Objektivität ist nicht vollumfänglich vorhanden. Laut den Vorgaben muss die Zeiterfassung mit einer Methode erfolgen, die ohne Schätzungen auskommt. Das ist bei Stundenzetteln in dem Sinne nicht immer der Fall, wenn Stunden auf- oder auch abgerundet werden. Dabei müssen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber jederzeit über die Aufzeichnungen informiert sein. Da Stundenzettel nicht durchgehend ausgetauscht werden, ist keine durchgängige Einsicht gewährleistet.
Damit einhergeht auch das Problem, dass mit Stundenzetteln eine Prozessoptimierung nicht jederzeit möglich ist. Sie als Arbeitgeber sehen die geleisteten Stunden erst, sobald Sie die Stundenzettel von Ihren Mitarbeitern erhalten.
Kostet ein Projekt mehr Zeit als kalkuliert, zum Beispiel wegen fehlerhafter Planung, kann erst spät reagiert werden. Ein modernes Zeiterfassungssystem gibt Ihnen jederzeit einen Einblick in die Stunden, die in Ihrem Unternehmen geleistet werden. Gleichzeitig sehen Sie auch, für welches Projekt und welche Aufgaben diese Zeit investiert wurde. So ist es jederzeit möglich, Anpassungen an Projekten vorzunehmen.
Stundenzettel sind eine einfach zu verstehende Methode für die Arbeitszeiterfassung. Allerdings weisen sie gewisse Risiken auf, die zu Fehlern führen können. Im schlechtesten Fall kosten diese Fehler einem Unternehmen viel Zeit und vor allem Geld. Zeit und Geld, die mit einem modernen Zeiterfassungssystem wie der timeCard gespart werden können.
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