„Thalheim ist eine richtig schöne Stadt zum Leben“, sagt stolz ihr Bürgermeister Nico Dittmann. Im Speckgürtel von Chemnitz gelegen, ist Thalheim eine Wohnstadt mit sehr kompakter Fläche, herrlichem Waldgebiet und starker sozialer Bürgerschaft. „Thalheim geht mit der Zeit“, sagt Dittmann. So wurden einige Prozesse in der Stadt digitalisiert. Und da sollte auch die Verwaltung nicht hinten anstehen, sondern mit gutem Beispiel vorangehen.

Zeit für eine effiziente Lösung

Ein Verwaltungsprojekt, das schnell und einfach umsetzbar war, war die Zeiterfassung für die Mitarbeiter im Rathaus. Bis zum Jahr 2016 wurden die Arbeitsstunden der 35 Mitarbeiter via Telefonanlage erfasst. „Das war ein veraltetes, höchst unkomfortables und obendrein fehleranfälliges System mit vielen Nachteilen. Es war analog, intransparent und verbunden mit viel Papier und hohem Aufwand bei den vielen notwendigen Korrekturen“, so der Bürgermeister. Es wurde Zeit für eine effizientere Lösung.

Dittmann holte moderne Alternativangebote ein, schrieb das Projekt gemäß Vergabegesetz aus und definierte die Anforderungen der Stadt: Es sollte am Eingang eine zentrale Buchungsstelle für Kommen, Gehen und Dienstgänge geben in Kombination mit der Erweiterungsmöglichkeit für eine Zutrittskontrolle bzw. elektronischen Schließanlage. Zudem sollte das System mit entsprechenden Zugriffsrechten elektronisch verwaltet werden können und es sollte manipulationssicher sein, um die Gerechtigkeit bei der Arbeitszeiterfassung zu erhöhen.

„timeCard ist idiotensicher“

Bei der Ausschreibung gewann das timeCard-System der Firma REINER SCT. „Das System ist absolut idiotensicher, passt exakt zu unseren Anforderungen und auch die darüber hinausgehenden Funktionen sind phänomenal“, so Dittmann, „Wir nutzen timeCard seit Dezember 2016 und unsere Arbeitsprozesse haben sich seit dem um geschätzte 80 Prozent beschleunigt“.

35 Nutzer – Mitarbeiter in der Verwaltung, dem Sekretariat und dem Bauhof – wurden im System angelegt. Noch nicht alle nutzen es vollumfänglich; perspektivisch sollen die Bauhof-Mitarbeiter mit mobilen Terminals ausgestattet werden, damit sie unterwegs ihre Arbeitszeiten direkt auf die unterschiedlichen Projekte buchen können, für die sie tätig sind.

Ebenfalls noch nicht umgesetzt ist der Plan, die analoge Schließanlage zu ersetzen und stattdessen die Zutrittsfunktion von timeCard zu nutzen. „Dann können die Mitarbeiter mit dem Transponder die Tür öffnen. Geht mal ein Schlüssel verloren, kann dieser auf Knopfdruck aus dem System entfernt werden, so dass er nicht missbraucht werden kann. Zudem ist dann nachvollziehbar, wer wann das Rathaus betritt“, blickt Dittmann nach vorne.

Chip vorhalten – fertig!

Für die elektronische Zeiterfassung wurde im Dezember am Haupteingang des Rathauses ein zentrales Terminal installiert. Wenn die Mitarbeiter nun ihre Arbeit aufnehmen und das Rathaus betreten, halten sie den Chip, den die meisten am Schlüsselbund tragen, ans Terminal. Automatisch wird die „Kommen“-Zeit registriert. Diesen Vorgang wiederholen die Mitarbeiter, wenn sie Pausen, Dienstgänge oder Feierabend machen.

In der Thalheimer Verwaltung gibt es eine Kernarbeitszeit, die den Öffnungszeiten des Rathauses entspricht. Darüber hinaus dürfen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst frei gestalten. Dank der Transponder-Buchungen werden die Zeiten jetzt minutenscharf festgehalten. Überstunden oder Feiertagszuschläge werden im System hinterlegt und automatisch einbezogen, wenn sie anfallen. Funktioniert eine Buchung mal nicht einwandfrei, wird dies am Terminal angezeigt und kann sofort korrigiert werden. Zudem erhält der Vorgesetzte automatisch eine Information, so dass bei unbemerkt gebliebenen Fehlern zeitnah nachträglich korrigiert werden kann.

Mitarbeiter vor der Einführung skeptisch

Vor Einführung des Systems waren die Mitarbeiter teilweise skeptisch. „Sie hatten Bedenken, dass das System zu kompliziert sein könnte oder sie künftig unerlaubt überwacht werden könnten“, fasst Dittmann zusammen. Dabei habe sich an der Zeiterfassung an sich ja nichts geändert: „Die gab es auch schon vorher, sie war nur technisch anders realisiert.“ Inzwischen sind die Mitarbeiter vom neuen System überzeugt. „Es ist super einfach, schnell und praktisch und funktioniert fehlerfrei. Das neue System biete hingegen viele Vorteile. Einer davon ist mehr Transparenz. Direkt am Terminal kann jetzt jeder Mitarbeiter Einblick in sein Arbeitszeitkonto nehmen und etwa erkennen, ob er im Soll liegt und wie viele Urlaubstage noch übrig sind. Das entlastet das Personalbüro und steigert das Vertrauen.“ „Aus meiner Sicht ist timeCard ein absolut tolles Handwerkszeug. Auch die Auswertungen gehen schnell und einfach. Das Programm ist sehr ausgereift; manchmal vielleicht ein wenig überladen, im Vergleich zu anderen Lösungen aber nur minimal“, wertet Dittmann.