Um den bislang manuellen Prozess der Datenaufbereitung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu automatisieren und gleichzeitig das Experten-Knowhow der Mitarbeiter in einer Lösung zu bündeln, setzt Logistikdienstleister MzB auf die Lösung Lohnbuchhaltung+ vom erfahrenen DATEV-Partner LANOS. Damit schließt das auf Futtermittel- und Lebensmittel-Logistik spezialisierte Unternehmen nicht nur die durch manuelle Ermittlungs- und Prüfprozesse entstandene Lücke zwischen der Zeiterfassung von REINER SCT und der Lohnbuchhaltung mit DATEV LODAS.

Fehler oder Korrekturen bei der sensiblen Gehaltsbe- und -abrechnung der rund 180 Mitarbeiter sind heute durch die nachhaltig hohe Datenqualität praktisch ausgeschlossen. Dank des mittlerweile durchgängigen und weitgehend automatisierten Prozesses konnte auch das hohe Arbeitsaufkommen bei der Berechnung der Monatsgehälter zum Monatsbeginn dauerhaft reduziert werden.

Fehleranfällige Berechnungs- und Übermittlungsprozesse

Die Erfassung der Arbeitszeiten der 180 Mitarbeiter erfolgt bei MzB über Zeiterfassungsterminals an den verschiedenen Standorten des Unternehmens sowie über die Flottentelematik Lösung Yellowfox, die in der „timeCard“ Lösung von REINER SCT zentral zusammenlaufen. Die Bearbeitung der Zeiterfassungsdaten verlief bisweilen jedoch weitgehend händisch und führte mit der Abwicklung der Monatsgehälter punktuell zu einem erheblichen, mit begrenzten Ressourcen kaum effektiv händelbaren Arbeitsaufkommen.

Zudem konzentrierte sich das Expertenwissen zur zuverlässigen Abrechnung einzelner Mitarbeiter mit alten Bestandsverträgen oder einzelner Lohngruppen im Unternehmen auf nur einen einzigen Mitarbeiter, was im Krankheitsfalle regelmäßig zu einem enormen Kraftakt führte, um die Gehälter am Ende korrekt und rechtzeitig buchen zu können.

Vor dem Hintergrund entschloss sich Betriebsleiter und Prokurist Dirk Krümpelmann 2016 schließlich zu dem Schritt, die manuellen Bearbeitungsabläufe bei der Lohnabrechnung mit Hilfe einer smarten Erweiterung für die Zeiterfassung der Firma REINER SCT zu automatisieren: „Die händische Berechnung und Prüfung von Sonn- und Feiertags-Zuschlägen, Spesenermittlung, Dreimonats-Durchschnitten für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder Zeiten für die Berufsgenossenschaft waren mit unseren gegebenen Ressourcen kaum mehr effektiv händelbar.

‚Wir werden nun nicht mehr von dem Arbeitsanfall bei unseren Monatsabrechnungen erschlagen […]‘

Stress und Medienbrüche machten das sensible Thema der Lohnberechnung doch recht fehleranfällig, was regelmäßig weitere Prüfschritte und Korrekturen nach sich zog. Mit der Einführung einer neuen Lösung in der Lohnbuchhaltung wollten wir diesen Prozess neu aufsetzen und für die Zukunft schlanker gestalten“, so Dirk Krümpelmann.

„Fiel unser für die Berechnung zuständige Lohnbuchhalter früher krankheitsbedingt aus, mussten wir uns mit externen Steuerberatern behelfen, die aus Kostengründen jedoch keine betriebswirtschaftlich sinnvolle Alternative boten.“

DATEV und REINER SCT: LANOS vereint Lösungskompetenz zweier Welten

So sollte die künftige Lösung dem Unternehmen u.a. die Möglichkeit bieten, gewisse Logiken wie etwa das jeweilige Aufenthaltsland des Fahrers und damit verbundene individuelle Zusammenhänge im Berechnungsalgorithmus zu hinterlegen, um eine vollständig automatisierte Spesenermittlung zu gewährleisten. Zudem sollte sie die direkte Buchung der Personalkosten auf die jeweilige Kostenstelle erlauben. Über eine Eigenrecherche hat MzB daraufhin zunächst passende Lösungsanbieter identifiziert und zu Vor-Ort-Präsentationen eingeladen. „Die Entscheidung fiel am Ende auf LANOS, die in der Präsentationsphase den professionellsten Eindruck hinterließen und als zertifizierter REINER SCT Partner und gleichzeitig langjähriger DATEV-Partner die Lösungskompetenz beider Welten im Hause vereinen“, begründet Dirk Krümpelmann die Entscheidung. „Zudem wurde uns LANOS bei unserem Vorhaben von der DATEV als kompetente Referenz benannt, zumal sich die LANOS Lösung Lohnbuchhaltung+ optimal in unsere bestehende Systemlandschaft einfügte.“

Daten-Collector ermöglicht effektive Kosten- und Leistungsrechnung

Im Folgenden musste zunächst das zugrunde liegende Abrechnungsmodell konzeptioniert werden:

Welche Lohngruppen und welche Lohnarten werden auf welche Konten gebucht?

Welche Lohngruppen müssen wie abgerechnet werden, um die gewünschten 3-Monats-Durchschnitte automatisch zu bilden?

Welche Zusammenhänge müssen berücksichtigt werden, um zuverlässige Plausibilitätskontrollen zu ermöglichen?

Nachdem die verschiedenen Abrechnungs- und Zuschlagsmodalitäten dokumentiert, Lohngruppen gebildet und die Abrechnungslogiken der Fachabteilung in die Anwendungslogik des Programms und der Schnittstelle übersetzt wurden, ging Lohnbuchhaltung+ zum Mai in den Live-Betrieb.

Bislang sind diese Daten aus Yellowfox und der timeCard in einer separaten Excel-Tabelle händisch konsolidiert und über ein komplexes Formelwerk berechnet worden, um diese an die weitere Lohnbuchhaltung und Kostenrechnung zu übergeben. Dieser Prozess war aufgrund der manuellen Vorgehensweise stark fehleranfällig. Ein im Zuge der Einführung speziell für MzB entwickelte „Collector“ aggregiert die Daten aus dem Telematik- und Fahrzeugverwaltungssystem Yellowfox und sammelt gleichzeitig Zeiterfassungsdaten über die Projektstempelung in der timeCard. Damit sich die Personalkosten zu 100% den jeweiligen Fahrzeugen und Aufträgen zuordnen und aufschlüsseln lassen, wurden über den Collector ebenfalls die Kostenstellen aus REINER SCT mit Yellowfox verknüpft.

Darüber hinaus dient der Collector dazu, mit diversen Plausibilitätskontrollen einen vollautomatischen Übergabeprozess an die Lohnbuchhaltung+ und die nachgelagerten Systeme sicherzustellen. Damit hat MzB schließlich zur Unterstützung der Unternehmenssteuerung die Basis für eine transparente und effektive Kosten- und Leistungsrechnung im Unternehmen geschaffen.

Hohe Datenqualität und Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung

Die Einführung von Lohnbuchhaltung+ hat sich bereits nach wenigen Monaten in vielfacher Hinsicht gelohnt: „MzB ist künftig nicht mehr dem Risiko ausgesetzt, das Experten-Knowhow lediglich in den Köpfen weniger Mitarbeiter ‚vorzuhalten‘.

Die gesamte Abrechnungslogik auch aller Alt-Verträge ist nun dokumentiert und in das Regelwerk der Lohnbuchhaltung+ eingebettet. Zudem verläuft der gesamte Prozess von der Zeiterfassung an unseren Terminals und in der Telematik bis zur Abwicklung der Lohnbuchhaltung seither durchgängig, reibungslos und fast vollständig automatisiert. Wir werden nun nicht mehr von dem Arbeitsanfall bei unseren Monatsabrechnungen erschlagen und konnten ebenfalls die anfallenden Überstunden vollständig abbauen“, resümiert Betriebsleiter Dirk Krümpelmann. „Dabei hat sich auch die Datenqualität in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung mit der Einführung der neuen Lösung erheblich verbessert.

Heute haben wir die Gewissheit, dass jede einzelne Arbeitsminute auf der richtigen Kostenstelle verbucht wird. Darüber hinaus sind keine aufwändigen Nachbesserungen und Korrekturen mehr notwendig – das Management und die Fachabteilungen können sich jederzeit auf ein stimmiges Zahlenwerk verlassen.

Wenn heute etwas falsch läuft, dann liegt der Fehler zumeist bei dem Mitarbeiter, der falsch gestempelt hat, und nicht bei den nachgelagerten Prozessen.“ Für die Zukunft ist geplant, die Auswertungen für die Prozess- und Ressourcensteuerung auf Managementebene weiter auszubauen. Dafür bietet LANOS bereits ein umfangreiches Repertoire von Standardauswertungen, die MzB in Teilen ebenfalls zur operativen Unterstützung des Tagesgeschäftes nutzen wollen. Damit lassen sich per Knopfdruck individuelle Kennzahlen für das Personal-Controlling ermitteln, um die Effektivität auf Mitarbeiterebene besser messbar zu machen und bei Problemen frühzeitig gegensteuern zu können.