Für ein Dienstleistungsunternehmen wie die im bayrischen Hohenpeißenberg ansässige Langner Gastro & Verwaltung GmbH zählen eine transparente elektronische Zeiterfassung und die zuverlässige Lohnbuchhaltung ihrer rund 90 Mitarbeiter zu den wichtigsten Aufgaben neben dem Tagesgeschäft. Bislang war die Zeiterfassung und anschließende Abrechnung über das externe Steuerbüro jedoch mit vielen händischen Prüf- und Bearbeitungsprozessen verbunden.

Grund genug für Geschäftsführer Jens Langner, zum Ende 2015 die bestehende Zeiterfassung gegen ein professionelles und modernes Zeitwirtschaftssystem abzulösen, das den manuellen Aufwand auf betrieblicher wie auch auf Steuerberatungs-Seite auf ein Minimum reduziert.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung verursachte hohen Personalaufwand

Für die Zeiterfassung der Angestellten kam bislang ein einfaches elektronisches Stempelsystem zum Einsatz, das jedoch mit zunehmendem Geschäftserfolg und Wachstum nicht mehr den benötigten Leistungsumfang für eine komfortable Berechnung, Auswertung, Korrektur und Aufbereitung für das Steuerbüro bot. „In der Folge wurde die vorbereitende Lohnbuchhaltung für das Steuerbüro und die Berechnung der unterschiedlichen Lohnarten mit hohem Personalaufwand und weitgehend händisch unter Verwendung zahlreicher Listen und Papierdokumente erledigt. Auch die Prüfung und Kontrolle der etlichen Papierdokumente gestaltete sich auf Dauer mühsam und zeitraubend, bevor diese an das Steuerbüro zur Bearbeitung weitergeleitet wurden“, schildert Jens Langner die damalige Situation.

Komplexe Anforderungen an Schnittstelle und Dienstleister

Gemeinsam mit dem Steuerberater traf die Geschäftsführung schließlich 2015 die Entscheidung, zur Unterstützung und Automatisierung der Lohnbuchhaltungsprozesse eine passende Lösung einzuführen.

Diese sollte eine zuverlässige, weitgehend autonom arbeitende Schnittstelle zwischen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung auf der einen Seite und der weiteren Bearbeitung im Steuerbüro über DATEV LODAS auf der anderen Seite bilden. Dabei verfügt das Unternehmen u.a. mit einem Dreischichtsystem, Teil- und Vollzeitkräften sowie unterschiedlichsten Lohnarten und Mitarbeiterprofilen über eine Vielzahl von Anforderungen, die in der Personalverwaltung systemseitig abgebildet werden müssen. Darüber hinaus sollten Stunden für Beschäftigte oder Lohngruppen auf einfache Weise begrenzt werden können, so dass die Mitarbeiter nach ihrer tatsächlichen Schichtzeit abgerechnet werden und nicht etwa nach der Zeit, die sie vor oder über das Schichtende hinaus verbleiben. Schlussendlich sollte die erzeugte Abrechnungsdatei direkt, automatisiert und fehlerfrei in DATEV LODAS eingelesen werden können.

Zentrale Herausforderungen, die sowohl der künftigen Lösung wie auch der Kompetenz des einführenden Systemhauses viel abverlangen.

In den Echtbetrieb in nur zwei Wochen

Nach einem internen Abstimmungsprozess mit dem Lohnbüro und eingehender Prüfung des Anforderungsprofils gab eine Empfehlung der DATEV für REINER SCT und das Systemhaus LANOS, das mit Lohnbuchhaltung+ eine spezielle Datenintegrationslösung mit vielen nützlichen Funktionserweiterungen entwickelt hat, schließlich den Anstoß für das Einführungsprojekt. Der gesamte Einführungsprozess, von der Parametrisierung des Systems über die Stammdatenübernahme bis zum Echtbetrieb, dauerte insgesamt lediglich zwei Wochen und erfolgte noch im Dezember 2015.

„Die Einführung verlief weitgehend reibungslos, mit nur zwei kleinen Herausforderungen zu Beginn des Projektes: Eine systemtechnische Herausforderung brachte etwa unsere dezentrale Organisationsstruktur mit sich. Da wir über mehrere Filialen verfügen, die systemseitig bislang nicht vollständig mit unserer Zeiterfassung verknüpft waren, mussten diese zunächst an die IT angebunden werden. Damit haben wir sichergestellt, dass die Zeiterfassungsdaten in Echtzeit direkt an den zentralen Server übertragen werden und sich die Mitarbeiter auf unserem Server ein- und ausstempeln“, so Jens Langner.

„Wie aufwändig die Anlage unserer arbeitnehmerspezifischen Stammdaten samt zugehöriger Lohnarten, Zuschläge, Lohngruppen, Schichtprofile usw. im Endeffekt ist, haben wir anfänglich etwas unterschätzt, so dass es hier die eine oder andere Kontrollschleife gegeben hat. Aber mit Unterstützung der LANOS Spezialisten, die sich vorab bereits ein Bild über die Strukturen und Abläufe vor Ort gemacht haben, konnten wir das neue System dann bereits nach kurzer Zeit in Betrieb nehmen.“

Mehrwert: Urlaubsplanung und Antragswesen vereinfachen Workflows

Die bei Langner zuständige Zeitwirtschaftsbeauftragte, die u.a. für die Erfassung von krankheitsbedingten Abwesenheiten, die Kontrolle der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und andere abrechnungsrelevante Daten zuständig ist, kann sich nun dank weitgehend automatisierter Abläufe wieder neuen, wertschöpfenden Aufgaben widmen.

Treten keine Sonderfälle wie Mitarbeiterfluktuationen oder Korrekturberechnungen aus dem Vormonat auf, läuft dieser Prozess bei der Langner Gastro und Verwaltung GmbH mit der Erzeugung einer Exportdatei und verschlüsselten Übermittlung an den Steuerberater heute vollständig automatisiert ab. Zusätzliche Funktionen, wie etwa die integrierte Urlaubsplanung der Mitarbeiter, ein Antragswesen für betriebliche Genehmigungsprozesse und eine zuverlässige Fehlervalidierung, bieten dem Unternehmen den notwendigen Komfort bei der Abwicklung des Tagesgeschäftes.

Weitere Features der timeCard Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung+, wie etwa die Projektverwaltung oder die Reportausgabe für kaufmännische Auswertungen und Analysen von Mitarbeiterstatistiken, kommen zwar bislang noch nicht zum Einsatz, bieten aber perspektivisch mit dem weiteren Unternehmenswachstum noch zusätzliche Potenziale.

Mit der timeCard von REINER SCT und der Erweiterungslösung Lohnbuchhaltung+ kann das Unternehmen den 2015 verschärften gesetzlichen Dokumentations- und Nachweispflichten nun gelassen entgegensehen.