In fünfter Generation führt Dirk Bruhn in Kiels Zentrum sein Geschäft. Einst als Futtermittelhandel gegründet – Bruhns Opa etwa verpflegte die Pferde, die beim Bau des Nord-Ostsee-Kanals eingesetzt wurden – kam dazu, was die Kundschaft begehrte: ob Saatgut für Gemüse und Obst, Rasen- und Gartenhandlung, Zoo- oder Angelbedarf. Seit einem großen Brand im Jahr 2012 und dem Wiederaufbau ist der Zoobereich vermietet und Bruhn nur noch für den Angelbereich verantwortlich. Seine Devise: Mit einem Auge den Markt beobachten und mit dem anderen nach vorne blicken und dazu schnelle, aber durchdachte Entscheidungen treffen.

Durchdacht war deshalb auch die Entscheidung, die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter nicht weiter manuell zu erfassen. Das sollte administrativen Aufwand, insbesondere bei der Geschäftsführung, sparen. Der IT-Dienstleister des Betriebs, Nord IT Hamburg GmbH, empfahl die Lösungen von REINER SCT. „Eine gute Empfehlung – wir sind dem System bis heute treu geblieben“, so Bruhn. Was ihm an der Lösung am meisten gefällt: „Nach der 2-stündigen Einführung hatte ich keine Fragen mehr – es funktioniert einfach“, so Bruhn.

Noch einfacher mit Transpondern

Seit der Wiedereröffnung nach dem großen Brand im Jahr 2013 hat Angel Knutzen auf die Transponder-Lösung umgestellt. „Die arbeitet noch einfacher als die alte Magnetkarten-Lösung – einfach nur ran halten und fertig“, meint der Unternehmer. Früher wurden die Magnetkarten manchmal gestapelt am Terminal hinterlegt. Da ist dann auch schon mal vorgekommen, dass ein Kollege für andere „mitgestempelt“ hat, blickt Bruhn zurück. Heute sind die Mitarbeiter angehalten, ihren Chip immer bei sich zu tragen. Das reduziere die Missbrauchsmöglichkeiten.

Jeder Mitarbeiter wird im PC mit seinen Stammdaten angelegt und ihm wird eine Transpondernummer zugeordnet. Hält der Mitarbeiter seinen Einkaufschipgroßen Transponder an das Terminal im Verwaltungstrakt, werden seine Kommen- bzw. Gehzeiten automatisch erfasst. Am Terminal können die Mitarbeiter sofort sehen, ob die Buchung funktioniert hat und Einblick nehmen in ihren aktuellen Status. So sehen sie ohne Umweg ins Lohnbüro, ob sie Plus- oder Minusstunden angesammelt haben und wie viel Urlaubstage noch zur Verfügung stehen. Die Mitarbeiter sind mit der Lösung hochzufrieden. Vor allem schätzen sie, dass ihre geleisteten Stunden automatisch minutiös erfasst werden und somit gerecht abgerechnet werden kann. Diese Mitarbeitergerechtigkeit sei seinerzeit ein wesentlicher Aspekt für die Anschaffung des Systems gewesen, erzählt Bruhn.

Gesetzliche Auflagen werden automatisch erfüllt

Mit der elektronischen Zeiterfassung erreicht das Angelgeschäft aber nicht nur mehr Transparenz bei den Mitarbeitern und weniger manuellen Aufwand, sondern wird zudem den gesetzlichen Anforderungen gerecht. Denn als Arbeitgeber ist er verpflichtet, die geleisteten Stunden der Mitarbeiter zu erfassen und jederzeit zu Kontrollzwecken durch den Zoll tagesaktuell einsehbar zu halten. „Das Programm ist sehr umfangreich – wir allerdings nutzen nur einen Teil davon“, sagt Bruhn. Das liege daran, dass bei Angel Knutzen z.B. feste Arbeitszeiten gelten und auch keine Raucherpausen erlaubt sind. Solche Besonderheiten müssen vom System also nicht berücksichtigt werden. Die gesetzlichen Pausen hingegen und Urlaubstage werden vom System automatisch abgezogen. Bruhn übermittelt die Daten dann monatlich direkt zur Weiterverarbeitung an die Steuerberatung und Krankenkasse. „Das ist alles sehr übersichtlich und praxisnah“, urteilt Bruhn. Was ihm auch gefällt: „Im Kalender werden mir alle wichtigen Ereignisse angezeigt – auch die in den Stammdaten hinterlegten Geburtstage oder Jubiläen meiner Mitarbeiter. So wird nichts mehr übersehen und es reicht ein Blick in nur ein System.“

Und sonst? Das Fazit!

Das Fazit von Dirk Bruhn: Das System sei sehr einfach zu verstehen und zu bedienen und dazu preiswert. „Einfacher geht’s nun wirklich nicht mehr“, freut sich Bruhn.