Für die Möbelwerke A. Decker GmbH mit Sitz im Nordrhein-Westfälischen Borgentreich zählen handwerkliche Qualität und Nachhaltigkeit bei der Fertigung von Massivholz- und Polstermöbeln zu den Grundpfeilern der bereits in dritter Generation bestehenden Erfolgs- und Firmenphilosophie. Der hohe Anspruch an Transparenz und Effizienz der Abläufe war auch der Grund für eine Umstellung auf die Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware DATEV in 2013, die 2016 um die Zeiterfassungslösung timeCard von REINER SCT erweitert wurde.

Die timeCard-Erweiterung Lohnbuchhaltung+ vom DATEV-Partner LANOS schließt dabei die Lücke der notwendigen Lohndatenaufbereitung im Unternehmen und spart dank einem durchgängigen, vollständig automatisierten Datenaustausch jeden Monat zwei Personentage an manuellem Erfassungsaufwand für die Verwaltung der rund 350 Mitarbeiter ein.

Umständliche Zeiterfassung: Insellösung mit extra Datensilo

Um die Verwaltung zu entlasten und die Abläufe rund um die Finanz- und Lohnbuchhaltung zu vereinfachen, führte das Unternehmen bereits 2013 das DATEV Lösungsportfolio ein. Der Mehraufwand aufgrund von Schnittstellen-Synchronisation und redundanter Datenpflege der bis dahin noch bestehenden Insellösung im Bereich Personalzeiterfassung machte Ende 2015 jedoch eine weitere Konsolidierung der Anwendungslandschaft notwendig.

„Die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter werden an insgesamt vier Terminals an
den unterschiedlichen Zugangspunkten unserer Produktions- und Verwaltungsgebäude
erfasst.

Bis dato konnten wir diese jedoch nicht in einem automatisierten Verfahren an unser Abrechnungssystem übertragen, sondern mussten diese getrennt in einer Insellösung vorhalten und vorab manuell aufbereiten“, schildert Ralf Lang, Prokurist bei Decker, die Situation.

„Dieser Workaround verursachte nicht nur einen enormen Mehraufwand und Kosten, sondern barg auch unnötige Fehlerrisiken. Daher haben wir uns schließlich dazu entschieden, auch unser Zeiterfassungssystem zugunsten einer Lösung zu ersetzen, die einen zu zuverlässigen, durchgängigen Datenaustausch mit der DATEV ohne redundante Daten erlaubt.“

Der ganzheitliche Lösungsansatz überzeugte

Nach einer ersten Sondierung des Marktes fokussierte sich das Decker Projektteam u.a. mit Verantwortlichen aus IT, dem Lohnbüro und dem Finanzwesen auf drei DATEV-Partner. Nach der Auswertung des vorab bereitgestellten Anforderungsprofils in Form eines Lastenheftes lud man schließlich die Lösungsanbieter zu umfassenden Inhouse-Präsentationen ein. „Den Zuschlag hat am Ende das Systemhaus LANOS mit der timeCard und dem Datenaufbereitungs-Tool Lohnbuchhaltung+ erhalten. Dabei spielte die geografische Nähe zu unserem Standort sogar eine eher untergeordnete Rolle, da das Projektteam vor allem durch den durchdachten, ganzheitlichen Lösungsansatz und deren Beratungskompetenz bei komplexen Problemstellungen überzeugen konnten“, fasst Ralf Lang die Entscheidung zusammen.

Live in weniger als drei Monaten

Im Folgenden wurden an zwei Consulting-Tagen die weitere „Roadmap“ und Details für die anschließende Parametrisierungs- und Customizing-Phase abgestimmt, um die Lösung auf die individuellen Begebenheiten anzupassen: Welche Lohnarten sind zu berücksichtigen, wie sind die Zeitkonten zu behandeln, welche Zuschläge fallen an, individuelle Schichtprofile, usw. Gleichwohl mussten alle bestehenden Vorgaben und Richtlinien im Reporting umgesetzt werden, wie etwa Raucherpausenlisten, Fehlzeitenlisten oder Tageskontrolllisten für das Controlling der Zeiterfassungsstempel. Eine Besonderheit bei der Systemeinführung stellte zudem die Schnittstelle zum ERP-System MBI dar, einer Branchenlösung für die Möbelindustrie auf Unix-Basis.

Die Herausforderung bestand nämlich darin, die Prämien für die Fertigungsaufträge zu ermitteln, indem die Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter mit den Bearbeitungszeiten der Werkstücke abgeglichen wurden.

Manuelle Erfassung fällt weg

„Waren früher Ad-hoc Abfragen beispielsweise in Bezug auf die verschiedenen Lohnarten und Lohnprämien erst nach einem aufwändigen manuellen Erfassungsprozess aus der DATEV heraus möglich, werden die Detailinformationen heute in einem automatisierten Prozess über die LANOS Schnittstelle eingelesen. Die Abschaffung der redundanten Personalstämme spart uns jeden Monat einen Erfassungs- und Pflegeaufwand von zwei Personentagen ein“, resümiert Ralf Lang. „Wir haben damit aber nicht nur unsere Datenhaltung verbessern können, sondern haben auch alle Anforderungen unseres Lastenhefts es etwa in Bezug auf Reporting und Schnittstellen in einer schlanken und gleichzeitig sehr flexiblen Lösung umsetzen können. Mit diesem ‚Anwendungs-Setup‘ und einem kompetenten Lösungspartner an unserer Seite sind wir auch bei sehr komplexen Sachverhalten rund um die Lohnabrechnung gut aufgestellt.“

Die timeCard und Lohnbuchhaltung+ Lösung kommt heute bei 350 Mitarbeitern bei insgesamt zwei Mandanten, der Möbelwerke A. Decker GmbH und Reposa Polstermöbel GmbH, als Ergänzung des DATEV-Anwendungsportfolios zum Einsatz.