Ein Verein, Träger von diversen Kinderkrippen, Kindergärten und Horten, stand vor der Herausforderung, seine veralteten Zeiterfassungsmethoden zu modernisieren, um administrative Prozesse zu optimieren und sich stärker auf die pädagogische Arbeit konzentrieren zu können.

Herausforderung

Die Anforderungen an die Zeiterfassung in Kinderbetreuungseinrichtungen sind besonders hoch, weil hierbei pädagogisches Personal mit flexiblen Arbeitszeiten und saisonalen Schwankungen betraut ist:

• Ungenaue und arbeitsintensive manuelle Zeiterfassung

• Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Teilzeitkräften sowie Aushilfen

• Problematische Übersicht über Abwesenheiten, Vertretungen und Krankheitsfälle

• Fehlende Automatisierung erschwert die Lohnabrechnung

• Hoher Bedarf an Datenschutz aufgrund sensibler Personaldaten

Ein intuitives und sicheres Zeiterfassungssystem wurde benötigt, um diesen besonderen Anforderungen gerecht zu werden.

Lösung

Mit der Implementierung von timeCard als digitale Lösung wurden die Prozesse der Zeiterfassung und Abrechnung deutlich vereinfacht. Wichtige Kriterien für den Einsatz waren:

• Einfachheit in der Bedienung für pädagogisches Personal

• Flexible Erfassungsmöglichkeiten entsprechend unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle

• Übersichtliche Darstellung von Anwesenheiten und Abwesenheiten für eine effiziente Personalplanung

• Schnittstellen für eine reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Höchste Datensicherheit und Datenschutzstandards

Das System timeCard wurde unter Einbezug der Mitarbeiter und Beachtung pädagogischer Arbeitsbedingungen eingeführt.

Ergebnis

Die Einführung von timeCard brachte dem Verein und seinen Einrichtungen folgende Verbesserungen:

• Administrative Effizienz:
  Manuelle Prozesse wurden reduziert, was dem pädagogischen Personal mehr Zeit für die Kinderbetreuung ließ.

• Flexibilität in der Personalverwaltung:
  Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle konnten problemlos verwaltet werden.

• Transparenz und Kontrolle:
  Eine klare Übersicht über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter verbesserte die Personalplanung.

• Beschleunigte Entgeltabrechnung:
  Durch die digitale Erfassung konnten Löhne und Gehälter zügig und korrekt abgerechnet werden.

• Datenschutz:
  Sensible Mitarbeiterdaten wurden gemäß den Datenschutzvorschriften sicher verarbeitet.

Fazit

Die Modernisierung der Zeiterfassung durch timeCard unterstützt den Verein wesentlich in der Organisation und Verwaltung seiner Kinderbetreuungseinrichtungen. Dies führt zu einer merklichen Entlastung des Personals und ermöglicht eine Konzentration auf die Kernaufgabe: die Betreuung und Förderung der Kinder. Insgesamt stellt die neue digitale Lösung eine bedeutende Verbesserung für die Arbeitsprozesse dar und trägt dazu bei, dass sich die Einrichtungen auf qualitativ hochwertige pädagogische Arbeit fokussieren können.